在企业发展的过程中，档案管理是一个绕不开的话题。无论是合同、人事资料，还是各种业务凭证，这些档案都记录着企业的历史和核心秘密。
面对日益增多的档案，老板们常常面临一个两难的选择：是招聘专人自己干，还是花钱请专业的公司来做？
今天，我们就来揭秘这个问题，帮你找到最适合的解决方案。
一、 自己干：自建档案管理团队
很多企业倾向于自己管理档案，觉得东西在自己手里最放心。这通常需要组建一个专门的档案团队。
1. 优点：
- 沟通直接：内部人员沟通方便，随叫随到。
- 控制感强：老板觉得档案实体在公司内部，安全系数高。
2. 缺点：
- 成本其实很高：招聘需要工资，还要交五险一金。更要命的是，需要给档案找地方存放，买昂贵的密集架、恒温恒湿的空调和除湿机，还要装监控和防盗门窗。这些都是隐形的大开支。
- 专业度有限：普通员工可能身兼数职，很难像专业人士那样精通档案分类和修复。一旦人员离职，新旧交接容易出现资料遗失。
- 效率瓶颈：公司业务忙的时候，档案工作往往被搁置。等到需要查找一份旧合同时，可能翻箱倒柜也找不到，浪费大量时间。
二、 档案外包：交给专业的档案公司
档案外包，就是把档案的整理、扫描、保管甚至销毁，都交给第三方专业机构。
1. 优点：
- 省心省力：企业不需要操心场地、设备和人员管理。
- 专业高效：外包公司有标准化的流程，找文件像查字典一样快。他们还懂得如何防潮、防虫、防火，让档案保存得更久。
- 成本可控：相比于养一个团队和建库房，外包通常是按需付费，长期来看往往更划算。
2. 缺点：
- 信息安全风险：档案离开了公司，需要依赖外包公司的保密制度。如果选错了供应商，会有泄密的风险。
- 依赖性：一旦合作中止，档案的交接和迁移需要一定的时间和流程。
三、 到底该怎么选？
没有绝对的最好，只有最适合。
1. 什么时候适合“自己干”？
如果你的档案数量非常少，且每天都要频繁查阅原件，或者涉及极核心的机密，那保留一两个专人管理是必要的。
2. 什么时候适合“档案外包”？
如果你的档案堆积如山，占用了宝贵的办公空间；或者你需要快速查找历史数据；又或者你想把精力全部放在主营业务上。那么，档案外包绝对是性价比最高的选择。
四、 避坑指南：如何选择外包商？
如果你决定外包，请务必注意这几点：
- 看资质：是否有国家认可的保密资质？
- 看场地：去他们的库房看一看，是不是真的像银行金库一样安全。
- 看保险：是否购买了足额的商业保险，以防万一。
总结：
档案管理的本质是服务业务。不要让档案成为企业的负担。无论是自己干还是外包，目的都是让数据更安全，查找更便捷。对于大多数成长型企业来说，选择一家靠谱的档案外包公司，往往能让企业轻装上阵，跑得更快。
